Ny app fra Giant Leap kan på sikt spare Transportsentralen for to millioner kroner

I tillegg er Torbal avdelingsleder for økonomi og IKT. Transportsentralen kom til et punkt der de måtte gjøre noe med sine manuelle rutiner for ikke å miste konkurransekraft. Valg av transportadministrativt system (TMS) fra Giant Leap var tvingende nødvendig for å oppnå stordriftsfordeler. – Ellers ville vi tape i konkurransen med andre aktører. Systemet vil effektivisere, rasjonalisere og forbedre arbeidsprosessene, påpeker hun

Manuell håndtering
– I vårt gamle IKT-system ble alle kjøreordre håndtert manuelt. Avvikene var store, og ordrene kunne bli liggende ukesvis i bilene før vi de ble sendt til regnskapsavdelingen for fakturering. Det var dårlig business, sier Torbal.

Lang fartstid
Transportsentralen Oslo AS ble etablert i 1927 og har snart 90 års erfaring med levering av transporttjenester. Med rundt 400 biler er dette en av Norges største transportsentraler. Daglig utføres alle typer transportoppdrag, og sentralen betjener over 5000 små og store kunder i Oslo og Østlandsområdet. – Målet er å tilby markedets beste og mest effektive transportløsninger og å skape en kostnadseffektiv hverdag for våre kunder.
Anbudsrunde
   – I april 2014 startet vi en anbudsrunde med fem leverandører. Etter en nøye utvelgelsesprosess falt valget på Giant Leap, som vi mente hadde den beste løsningen. Avtalen ble undertegnet i månedsskiftet oktober/november samme år. Tre personer fra Transportsentralen og systemleverandøren har vært involvert i utvikling og tilpasning av løsningen. Nærheten til leverandøren har båret frukter, ser Torbal. Hun forteller at ledelsen og logistikkavdelingen i Transportsentralen hadde på forhånd et klart forhold til valg av nytt TMS-system. – Det var avgjørende for å sikre oss den beste løsningen.

Omorganisert og effektivisert
 App’en fra Giant Leap har allerede økt effektiviseringsgrad hos Transportsentralen Oslo.  – I forbindelse med investeringen omorganiserte vi virksomheten. Tidligere hadde vi tre medarbeidere i regnskapsavdeling som punchet over 3000 manuelle kundeordre/bilag i måneden. Nå overfører vi daglig over 100 kundeordre elektronisk inn i forretningssystemet. Operasjonen tar én time og innbefatter kontrollering og klargjøring for fakturering. Tilsvarende manuell operasjon tok tidligere opp til to dager, sier Torbal. Hun legger til at Transportsentralen årlig betjener 35 000 kundeordre.

Økt oppdragsmengde
Transportsentralen fordeler daglig 400 oppdrag til bileierne, som er selvstendig næringsdrivende. – Med et oversiktlig TMS-system kan vi se hvilke biler som er ledige og opptatt. Det forenkler arbeidsprosessen på kjørekontoret slik at vi kan tildele oppdrag til sjåfører som har ledig kapasitet. Det bidrar til å øke fyllingsgraden på bilene, sier Torbal.
 
Frigjør dyrebar tid
Enn så lenge skjer mesteparten av kontakten med sjåførene via telefon. – Etter hvert vil dette skje via app’en. Det vil redusere taletiden med sjåførene slik at vi kan forsterke kundekontakten, sier Torbal. Hun kan fortelle at formålet med innføringen av den nye appløsningen var å få sjåførene til å håndtere egne kundeordre når de var på oppdrag. – Vi har store forventninger til at ordreapp’en fra Giant Leap vil forenkle kommunikasjonen med sjåførene

Displaysignatur
Når sjåføren leverer varene hos kunde, kan han/hun signere for mottatt i nettbrett eller smarttelefon. – Med et tastetrykk på displayet i smarttelefonen eller nettbrettet blir all underlagsinformasjon sendt elektronisk inn til regnskapsavdelingen for fakturering. Vi tar også bilde av fakturagrunnlag for å unngå manuell håndtering av vedlegg. Er ikke kunden tilstede når varen leveres, tar vi bilde av stedet hvor godset er plassert, sier Torbal.

Eget planleggingsverktøy
– Vi har fremmet et krav om at våre bileiere skal bruke Androide enheter for nettbrett og mobil, sier Torbal. Hun legger til at Transportsentralen har fremforhandlet en rammeavtale med Elkjøp som gir bileierne rabatterte priser på innkjøp av enhetene. –Bileierne kan allerede i dag benytte app’en som sitt eget planleggingsverktøy. I stedet for å skrive i en bok når oppdraget mottas direkte fra kunde, kan de nå opprette ordren med en gang slik at den ligger klar i app’en med utføringsdag og tidspunkt.

Kort leveringsfrist
Transportsentralen er meget godt fornøyd med oppfølgingen til Giant Leap.
   – Leveringsfristen var ekstrem kort, men systemleverandøren har klart å følge den til punkt og prikke. De fleste innspill fra dem ble tatt til følge og prosessen fra implementering og frem til nå har vært god. Giant Leap er et lite selskap med korte beslutningsprosesser og med god kjemi mellom ledelse og prosjektmedarbeidere. De er ekstremt løsningsorienterte og har utviklet en løsning tilpasset vårt behov.

Smertefri overgang
Overgangen til den nye appløsningen har gått relativt smertefritt for både interne medarbeidere og bileiere. – Gjennomsnittsalderen er relativ høy. Mange var skeptiske til overgangen fra manuelle rutiner til elektronisk hverdag. Flere brukte gammeldagse tastetelefoner mens kun et fåtall benyttet smarttelefoner og nettbrett. Vårt opplæringskontor har vært flinke til å skape trygghet, mens Giant Leap har arrangert flere brukerkurs for å ufarliggjøre app bruken. I dag benytter over halvparten av bileierne løsningen. Det lover godt for ytterligere utbredelse, avslutter Torbal.