Fra manuelle arbeidsoperasjoner til moderne styringssystemer; Byggvarekjede høster suksess med ERP-s
I løpet av høsten kommer de til å gå over til Versjon 3. Funksjonaliteten er langt bedre enn tidligere med bl.a. WorkFlow og Cockpits funksjonalitet, som vil gir større tilgjengelighet og forbedret arbeidsflyt.
WorkFlow gjør det mulig å automatisere manuelle arbeidsoperasjoner.
– På den måten unngår vi menneskelige feil og feilkilder. ERP-systemet har meget god bransjefunksjonalitet og er skreddersydd for butikkens daglige arbeidsprosesser.
Vi kan nå styre varestrømmen bedre fra varene kommer inn på lager til de er fremme hos sluttkunde, sier Husum. Han legger til at man skifter som kjent ikke ut sitt ERP-system like ofte som en bilpark.
Sterk bransjeløsning
Husum jobbet 12 år i revisjonsbransjen før han begynte som avdelingsleder hos Ilebrekke Handel AS i juni i fjor. Han har benyttet forskjellige forretningssystemer og mener ASPECT4 Faghandel er den uslåelige bransjeløsningen.
– Manuelle operasjoner er erstattet med automatiske kjøringer, noe som forenkler arbeidsprosessene for våre lageroperatører og butikkansatte. Systemet innbefatter aller rutiner og administrative funksjoner – varemottak, varebestilling, salg, fakturering, reklamasjon og lønn, sier Husum.
Kundetilpassede løsninger
– Våre selgere bruker håndterminaler i trelasthallen til registrering av varer. Informasjonen kan umiddelbart hentes opp i våre kassapunkter.
Ved bruk av varemastere får hvert enkelt produkt riktig strekkode, pris og betegnelse, sier Husum. Han kan fortelle at Ilebrekke Handel AS har tatt i bruk EDB Gruppens internettløsning (B2B) der proffkunder blant annet kan bestille, se, åpne poster og hente priser.
– Vi benytter også en egen kasseløsning som er en integrert del av ASPECT4 Faghandel. Dermed er alle varer løpende oppdatert i kasser og håndterminaler i forbindelse med kampanjer og prisjusteringer.
For oss er kassepunktet avgjørende for kundens oppfatning av oss, og her bruker vi mye tid og krefter på å gi nyansatte en grundig opplæring, poengterer Husum.
Ideell partner
ASPECT4 har et Windows brukergrensesnitt som leveres med flere tilleggsmoduler.
– Systemet løser våre oppgaver bedre enn en generell standardløsning og er designet for trelasthandelen, sier Husum.
Han mener EDB Gruppens dype fagkompetanse gjør dem til en ideell partner.
– Siden 1993 har vi lagt stein på stein og utviklet et gjensidig godt forhold til hverandre.
Vi har vokst med leverandøren og hatt stor påvirkningskraft i utformingen av forretningssystemet gjennom brukergruppen EGON.
Systemintegratorens faghandelsløsning har påvirket våre forretningsprosesser og gjort oss mer konkurransedyktige, sier Husum. Oppstår det uforutsette hendelser, er systemintegratorens nøkkelpersoner raskt på pletten og foretar nødvendige utbedringer, understreker han.
Forenkler bruk av regneark
På spørsmål om hvilke forventninger Ilebrekke Handel AS har til ASPECT4 Faghandel versjon 3 som installeres i løpet av høsten, svarer Husum:
– Vi regner med at økonomi- og regnskapsmodulene vil forenkle bruken av regneark. I dag må vi gå direkte inn i databasen, hente og laste inn avanserte filer. Med et tastetrykk i Versjon 3 kan vi eksportere lønnsoversikter, kontoplaner, saldolister, varetellinger med mer over i regneark.
På økonomi, ERP og rapporteringssiden vil systemet gjøre våre arbeidsoperasjoner smidigere og forenkle utarbeidelsen av kundetilpassede statistikker, sier Husum.
Rapporteringsgenerator
En egen rapporteringsgenerator Query Manager kjører rapporter som viser de fleste hendelsene i butikken.
– Generatoren gjør det mulig å lage daglige, ukentlige og månedlige rapporter til all slags bruk. Med WorkFlow vil vi kunne ha flere prosesser gående i løpet av arbeidsdagen. Her er det mulig å legge inn kontrollfunksjoner for å få overblikk over varestrømmen.
Systemet fanger blant annet opp avvik på bestilte og leverte varer fra våre underleverandører. Det foreslår også innkjøp av varer og beregner automatisk sesongsvingninger.
Systemet sørger for innlesing av kampanjer som automatisk spres til avdelingene. Både utsalgs- og innkjøpspriser justeres automatisk i kampanjeperioden, påpeker Husum.
RFID-identifisering
Noen av verdens største dagligvarekjeder som WallMart i USA og Metro Group i Tyskland kjører nå test av RFID. RFID står for Radio Frekvens Identifikasjon og fungerer ved at en liten radiobrikke festes til et objekt som skal identifiseres. Målet med dagens RFID-løsninger er å tilby automatisk og sikker avlesning av identifikasjonsnummer. Det finnes også RFID-brikker som kan lagre data, og som fungerer som trådløse lagringsenheter.
– Vår utviklingsavdeling i Danmark har i lang tid forsket på RFID og kan tilby en løsning tilpasset ASPECT4 når markedet tar av.
Løsningen kan være ideell på timesalg og på en del kampanjeorienterte varer med store endringer, sier prosjektleder Arve Teigen i EDB Gruppen. Ilebrekke Handel AS er interessert i å få nærmere informasjon om løsningen.
Alvorlig finanskrise
Verden er rammet av en alvorlig finanskrise som påvirker lønnsomheten i mange virksomheter, noe også Ilebrekke merker.
– Mange av våre proffe og private kunder sitter på gjerdet og er avventende til hva som skjer i tiden fremover. Paradoksalt nok opplevde vi i 2008 godt salg på dyre varer. Folk legger belegningsstein og parkett og kjøper dyre hagemøbler. Forbrukerne er blitt mer prisbevisste og kjøper varige verdier, sier Husum. Han tror justeringen i markedet er sundt for bransjen.
– Her vil et godt ERP-system bli avgjørende for vår videre suksess. Det holder styr på varestrømmen og inntjeningen og gjør oss i stand til å yte bedre kundeservice, avslutter han.
